この記事では、英語メールの書き方について解説しています。
「英語メール」と一言で言っても、
- 件名
- 書き出し
- 本文
- 結び
など色々な要素が含まれています。
それぞれについてポイントや例文を解説していきたいと思います。
目次
英語メールで好印象な件名はこうつける！
英語メールに関わらず、メールの件名は非常に重要です。最初に目に入る部分なので、そもそもメールが開かれるかどうかといったことや、あまり面識の無い方であれば自分の印象を決定する要素にもなります。
とはいえ、どんな場合でも万能な件名というのがあるわけでは無く、相手との関係性や場面に応じて適切な件名を付ける必要があります。
具体的な例として、下記のような場面での適切な件名の付け方を解説していきたいと思います。
- 先生宛の英語メール
- 友達宛などカジュアルな英語メール
先生宛の英語メール件名をつける時のポイント
先生宛に英語メールを書くときは、簡潔に分かりやすい件名を心がけるようにしましょう。
文章のようになっている件名はスパム扱いされて読まれない可能性があります。下記の良い例・悪い例を参考にしてみてください。
良い例：English A – Missed Class on Tuesday
悪い例：I have missed class on Tuesday
悪い例は件名にも関わらず、文章のようになっていますね。
【関連記事】【例文有】先生宛の英語メールで件名をつけるときのポイント
友達宛などカジュアルな英語メールで件名をつけるときのポイント
続いて、カジュアルな英語メールについてです。友達などカジュアルで良い場合は、特に「こうしなければならない」ということはありません。基本的には自分の思うようにメールを作成すればOKです。
ただ、件名に数多く絵文字などを入れたりするとスパムメールフィルターにひっかかる可能性があるので注意しましょう。
より楽しい感じを出すコツとしては、件名に挨拶の表現を入れると良いです。例えば下記のような件名を参考にしてみてください。
- Hey!
- Hi Tom!
- Hello Francis!
- How are the kids?
先ほども述べたようにカジュアルなメールは基本自由なので、相手との関係性によって自分の好きな表現を使ってみましょう。
【関連記事】【具体例】友達に英語でメールを送るときの件名はこう書こう！
英語メールで重要な書き出し部分
続いて、英語メールの書き出し部分についてです。
英語メールでの書き出し部分は、メールのはじめの1～2行部分を指すことが多いです。
この書き出し部分について、書き方のコツや使えるフレーズなどご紹介していきます。
- 英語メール書き出しの基本
- 先生宛の英語メール書き出しについて
- ビジネス英語メールの書き出しについて
- カジュアルな英語メール書き出しについて
- 英語メール書き出しで使えるフレーズ
英語メール書き出しの基本
英語メールの種類によって、適切な書き出しの表現も変わります。
例えばビジネスの英語メールだと、宛名にはDearを使用するのが無難です。
一方、カジュアルな英語メールだと下記のような宛名でも問題ありません。
- Hi Nick!
- Hey Mike!
具体的な表現については、後ほど紹介する書き出しフレーズも参考にしてみてください。
先生宛の英語メール書き出しについて
先生宛の英語メールでは、書き出しについて下記の点に気を付けましょう。
- 宛名にはProfessorを使う
- 「自己紹介 + 要点」を書く
宛名にはProfessorを使う
大学の先生宛にメールを送る場合、Mr.やDr.などいくつかの表現が考えられますが、Professorを使うのが無難です。
下記のような宛名になります。
- Dear Professor David,
- Dear Professor Francis,
自己紹介 + 要点を書く
先生は多くの生徒からメールをもらうので、書き出し部分で必ず名乗るということを忘れないようにしましょう。
「あなたの～の授業を受講しています」ということが分かるのが良いので、例えば下記のように自己紹介します。
- I am a student in your English A class.
（私は教授の「English A」を受講している者です） - I am Yusuke Sato, from Science C.
（教授の「科学C」を受講している佐藤祐介という者です）
自己紹介の後に伝えたいことを書けば、誰からのどのようなメールかということが書き出し部分で分かるので、先生としても読みやすいメールになります。
Dear Professor John,
I am Yusuke Sato, from Science C.
I am writing to inform you that I won’t be able to attend your class on Tuesday.
ジョン教授へ
科学Cを受講している佐藤祐介と申します。
火曜日の授業に出席できないため、連絡させて頂きました。
【関連記事】先生に英語でメールを送るときの書き出しはこう書く！
ビジネス英語メールの書き出しについて
ビジネス英語メールの書き出しでは、定型フレーズをいくつか知っておくと便利です。
ビジネスメールで使われる表現は限られているので、使い回しも可能です。例えば下記のようなフレーズです。
- Thanks so much for～（～について本当にありがとう）
- I want to apologize for～（～について謝罪致します）
- It’s been a while since we last communicated. （お久しぶりです）
【関連記事】【例文集有り】ビジネス英語メールでの書き出しはどう書く？
カジュアルな英語メール書き出しについて
カジュアルな英語メールの場合、特に決まりはないので書き出し部分も自由に書いてOKです。
ただ、下記のポイントをおさえておくとより親しい感じを出すことができて楽しいメールにすることができます。
- 親しめの挨拶を入れる（Hey!・Hi!など）
- 近況を訪ねる（How are the kids?など）
- 久々の連絡フレーズを使う（Long time no see!など）
【関連記事】【例文有り】カジュアルな書き出しの英語メールを書くには！？
【関連記事】【フレーズ集有り】英語メールで問い合わせ！書き出しのポイント
英語メールの結びについて
英語メールの結びの部分とは、その名の通りメールの最後の部分です。
仕事に支障が出る可能性があるため、特に注意しなければならないのがビジネスの英語メールです。ビジネス英語メールの結び部分では、下記のポイントに注意しましょう。
- メールの内容に応じた締めフレーズを使う
- フォーマルな表現を使う
- 名前はフルネームを記載する
メールの内容に応じた結びフレーズを使う
内容に応じた結びフレーズとは例えば下記のようなフレーズです。
- 返信をもらいたい場合：I look forward to hearing from you.(返信お待ちしております）
- 謝罪の場合：I apologize for ～（〜について申し訳ございません）
- 敬具：Best, Sincerely
名前はフルネームを記載する
ビジネス英語メールでは、最後に記載する名前はフルネームが無難です。
英語メールの結び表現については多くの関連記事がありますので、是非参考にしてみてください。
【関連記事】英語で感謝のメールを送るときの結び表現はこう書く！
【関連記事】【まとめと例文】英語メールの結びについて徹底解説！
【関連記事】【例文有り】カジュアルな英語メールで使える結び表現は？
【関連記事】先生宛に英語メールを送りたい！結び部分の書き方とポイント
【関連記事】【例文有り】ビジネス英語メールでの結び部分の書き方とポイント
英語メールの色々な例文
英語メールを書く場合、具体的な例文を参考にするのが一番早いです。
ビジネスシーンなのかカジュアルなメールなのかなど、場合別に適切なフレーズや書き方が異なるので自分の状況に合ったメールを、コピーでも良いので真似してみましょう。
コピーして実際にメールを作成することで、だんだんとオリジナルのメールが作成できるようになっていきます。
例えば、下記のような例文です。
Subject : Reminder – Upcoming Appointment on Tuesday, June 10
Dear Mrs.Mary,
This is a reminder from Sayaka Suzuki about your appointment on June 10. If you need to reschedule, please reply to this email or call us at 123-4567.
Sayaka Suzuki
件名：来る6月10日火曜日のアポイントメントについて
メアリー様
6月10日のアポに対するリマインドメールです。もしご都合悪くなったようでしたら、このメールへ返信もしくは123-4567にご連絡をお願いします。
鈴木 沙也加
下記の記事でたくさん例文を紹介しているので是非参考にしてみてください。
【関連記事】【書き方と例文】英語で会議のリマインドメールを送ろう
【関連記事】【例文多め！】英語のリマインドメールを集めてみました
まとめ
