【例文集有り】ビジネス英語メールでの書き出しはどう書く？

ビジネス英語メールでの書き出し部分について、

• 書き方を知りたい！
• 例文が知りたい！

そんな方のお役に立てるようこの記事では、

• ビジネス英語メールで書き出し部分を書くためのポイントと手順
• 具体的な例文

について解説しています。

メールの印象を決める重要な書き出し部分について知ることでより良いビジネスにつなげていきましょう。

ビジネスからカジュアルまで、色々なメール書き出しのポイントやフレーズまとめた記事が下記となりますので、こちらも是非ご参考下さい！

英語メールでの書き出し方法を徹底解説！

ビジネス英語メールの書き出し部分を書くためのポイント

英語メールの書き出し部分とは、メールの件名と最初の1～2行をさします。

例えばこの部分です。

この書き出し部分はHelloなどの挨拶を書くことも多いですが、最初に目に入る部分のためメールの印象を決める重要な箇所です。

そのため、この部分をどうやって書いたらよいのかのポイントを解説します。

状況に応じて表現を使い分けよう

繰り返しとなりますが、書き出し部分によってメールの印象が決まります。

謝らないといけない場面なのに、最初に楽しそうな表現がきていたらそれだけで相手を怒らせてしまいそうですよね。

• 感謝のメールであれば感謝の意を表す表現
• 謝罪のメールであれば謝罪の意を表す表現
• フォーマルな場面にふさわしい表現

など、メールを送るときの状況に応じた表現を使うようにしましょう。

よっぽど関係性ができていれば別ですが、ビジネスの場面であれば基本的には

• Hey!
• Yo!

などといったカジュアルすぎる表現は避けたほうがよいです。

定型フレーズを使おう

状況に応じて書くとはいっても、適切な表現を自分で考えるのはなかなか難しいですよね。

ビジネス英語で使われる表現は大体決まっているので、自分で考えるのではなくフレーズを使うのが無難です。

• Hello,
• Hi,

など無難なものを使ってもよいですし、

• I’m really sorry that〜（謝罪の場合）
• It’s a pleasure to hear from you.（はじめての場合）

など状況に応じたフレーズを使用することで、より良い印象を与えることもできます。

フレーズはこの記事の最後でまとめていますので、参考にしてみてください。

ビジネス英語メールの書き出し部分を書くための手順

具体的に英語メール、特にビジネスの場面で書き出し部分を書く手順について見ていきます。

メールでは件名が必要なので、書き出し部分を

• 件名
• 宛名
• フレーズ部分

の3つに分けて解説します。それぞれの部分については以下のようなイメージです。

1. 件名を書く

まずは件名ですが、場合によってはメールを開くかどうかを判断するくらい重要なものです。

件名はとにかく分かりやすいことを意識しましょう。

• リマインドメールであればReminderを入れる
• 謝罪メールであればApologyを入れる

など、メールを受け取った人がパッと見て目的を理解できる件名であることが大切です。

2. 宛名を書く

次に宛名を書きます。

• Dear Mr. Tom,
• Dear Chen Main,

などDearに続けて相手の名前を書けばよいだけです。

日本人とのやり取りに慣れている海外の人であれば、

Dear Yusuke-san,

など「～さん」を使ってくることもあります。

その場合はこちらも-sanを使っても大丈夫です。僕も相手が使ってきたら、返信するときから使うようにしています。

3. フレーズ部分を書く

最後に、フレーズ部分です。

ここについては大きく、

• 挨拶表現を使う
• メールの内容に応じたフレーズを使う

の2パターンに分けることができますのでそれぞれについて説明します。

挨拶表現を使う

最も無難な方法ですが、ビジネスシーンでもカジュアルでも使用することができます。

考えることが面倒だったり適切な表現がよく分からないという場合は挨拶表現を使いましょう。

メールの内容に応じたフレーズを使う

謝罪やリマインドなどメールの目的によってフレーズを使い分ける方法です。

後に紹介する例文集を参考にしてもいいですし、自分で検索しても色々な表現が見つかるはずです。

ビジネス英語メールの書き出しで使える例文集

最後に、メール書き出し部分で使うことのできるフレーズを場面別でまとめ、例文集としましたので是非参考にしてください。

はじめまして

• I’m looking forward to working with you.（これから一緒に働けるのが楽しみです）
• It’s great connecting with you.（お付き合いできて光栄です）
• I’m happy to make your acquaintance.（知り合いになれてうれしいです）
• Nice to meet you.（はじめまして）

お久しぶりです

• It’s been a while since we last communicated. （以前のやりとりから大分経ちましたね）
• Long time no see.（お久ぶりです）※ビジネスではあまり使わない

感謝

• Thanks so much for～（～について本当にありがとう）
• I appreciate〜（～についてありがとう）
• We’re grateful for your support in〜（～についてあなたがしてくれたことに私たちは感謝しています）

謝罪

• I’m sorry for～（～について申し訳ございません）
• I want to apologize for～（～について謝罪致します）
• We completely understand your disappointment.（あなたを失望させてしまったことを深く理解しております）
• We appreciate your patience.（我慢に感謝します） ※起こしてしまった不都合に相手が耐えていることへの表現

催促

• I know you’re super busy.（とても忙しいことを知っています） ※あえて少しへりくだって催促
• This is the last reminder of～（～に対する最後の催促です） ※相手が支払をしないなど、かなり強い催促

フォーマル

• To Whom It May Concern,（関係者様） ※特定の宛先が無い場合。古い表現ととられることもある
• Dear Sir or Madam,（ご担当者様） ※特定の宛先が無い場合。古い表現ととられることもある
• I hope you’re doing well.（お変わりないかと思います）

カジュアル

• Hi！
• Hello!
• How are you?
• Happy Friday!

「お疲れ様」は感謝か挨拶で

日本語でよく使う「お疲れ様」にあたる英語表現はありません。

そのため、同僚や部下にはねぎらいの言葉として感謝の表現を使いましょう。目上の人や上司に対しては、挨拶の表現にしましょう。

同僚や部下への「お疲れ様」

• I would like to thank you for helping me today.（今日は助けてくれてありがとう）
• Thank you for sticking with us all this time.（いつも一生懸命ありがとう）
• Thank you for your hard work.（一生懸命ありがとう）

上司への「お疲れ様」

• Good evening.
• Hello.
• Thank you for your time today.（今日はお時間を頂きありがとうございました）

まとめ